Das Pre- und Onboarding neuer Mitarbeitender ist ein entscheidender Prozess, um neue Talente erfolgreich in ein Unternehmen oder eine Organisation zu integrieren. Ein gut strukturierter Ansatz unterstützt nicht nur die fachliche Einarbeitung, sondern fördert auch die soziale und kulturelle Eingliederung. Neben den organisatorischen Maßnahmen spielt das Mentoring dabei eine zentrale Rolle. In diesem Blog-Artikel werfen wir einen detaillierten Blick auf die Phasen des Pre- und Onboardings sowie auf ein erfolgreiches Mentoring-Programm in einer mittelgroßen Stadtverwaltung.
Die Pre-Onboarding-Phase: Der erste Eindruck zählt
Die Pre-Onboarding-Phase beginnt, sobald der Arbeitsvertrag unterschrieben ist, und endet am ersten Arbeitstag. In dieser Phase bereitet der Arbeitgeber den neuen Mitarbeitenden optimal vor und schafft eine positive Grundlage für den ersten Arbeitstag.
Empfehlungen für die Pre-Onboarding-Phase:
- Willkommensschreiben: Kontaktieren Sie den neuen Mitarbeitenden mit einem freundlichen Willkommensschreiben oder einer E-Mail, die Informationen zum ersten Arbeitstag, zu Ansprechpartnern sowie zu organisatorischen Details enthält.
- Wichtige Unterlagen: Stellen Sie dem neuen Mitarbeitenden Handbücher, Organigramme und Informationen zur Unternehmenskultur zur Verfügung.
- Pre-Onboarding-Plattform: Gewähren Sie Zugang zu einer Pre-Onboarding-Plattform, auf der der neue Mitarbeitende erste Schulungen oder Tutorials absolvieren kann.
- Arbeitsplatzvorbereitung: Richten Sie den Arbeitsplatz ein, inklusive IT-Zugänge, E-Mail-Konten und Arbeitsmaterialien wie Notebook und Telefon.
- Erste Kontakte: Binden Sie den neuen Mitarbeitenden schon vor dem ersten Arbeitstag in interne Kommunikationskanäle wie Microsoft Teams ein, um erste Kontakte zu knüpfen.
Das Onboarding: Der Start in eine erfolgreiche Zusammenarbeit
Das Onboarding beginnt mit dem ersten Arbeitstag und erstreckt sich oft über mehrere Wochen oder Monate. Diese Phase ist entscheidend, um den neuen Mitarbeitenden schrittweise in seine Aufgaben und in die Unternehmenskultur zu integrieren.
Empfehlungen für das Onboarding:
- Persönliches Gespräch: Starten Sie den ersten Tag mit einem persönlichen Gespräch mit dem Vorgesetzten oder der Personalabteilung, in dem Erwartungen und Ziele besprochen werden.
- Teamvorstellung: Stellen Sie den neuen Mitarbeitenden dem Team vor, um erste Einblicke in die Aufgaben und Rollen des Teams zu geben.
- IT-Tools und Systeme: Führen Sie den neuen Mitarbeitenden in die IT-Tools und Systeme ein, die für seine Arbeit notwendig sind.
- Schulungspläne: Unterstützen Sie den Einarbeitungsprozess mit Schulungsplänen oder speziellen Einarbeitungsdokumenten.
- Mentoring: Stellen Sie dem neuen Mitarbeitenden einen Mentor oder Buddy zur Seite, der bei Fragen und der sozialen Integration hilft.
- Eigenständige Aufgaben: Lassen Sie den neuen Mitarbeitenden zunehmend eigenständigere Aufgaben übernehmen und aktiv an Projekten teilnehmen. Es gibt kaum etwas demotivierenderes, als untätig zu sein und nur die Zeit absitzen zu müssen.
- Feedbackgespräche: Führen Sie regelmäßige Feedbackgespräche, um den Fortschritt festzuhalten und den neuen Mitarbeitenden tiefer in die Unternehmenskultur einzuführen.
Die Post-Onboarding-Phase: Langfristige Entwicklung und Bindung
Nach Abschluss des Onboardings beginnt die Post-Onboarding-Phase, bei der es um die langfristige Entwicklung und Bindung des Mitarbeitenden geht.
Empfehlungen für die Post-Onboarding-Phase:
- Weiterbildungen: Bieten Sie regelmäßige Weiterbildungen und Schulungen an, damit der Mitarbeitende seine Fähigkeiten kontinuierlich ausbauen kann.
- Feedbackgespräche: Führen Sie regelmäßige Feedbackgespräche, um die Zufriedenheit des Mitarbeitenden zu fördern und mögliche Probleme frühzeitig zu erkennen.
- Langfristige Bindung: Eine positive Pre- und Onboarding-Erfahrung schafft die Basis für eine langfristige Bindung des Mitarbeitenden an das Unternehmen.
Erfolgreiches Mentoring: Ein Beispiel aus der Praxis
Neben den strukturellen Maßnahmen des Pre- und Onboardings spielt Mentoring eine entscheidende Rolle bei der Integration neuer Mitarbeitender. Ein gelungenes Beispiel ist das Mentoring-Programm einer mittelgroßen Stadtverwaltung, das speziell für den Onboarding-Prozess entwickelt wurde. Dieses Programm soll neuen Kolleginnen und Kollegen den Einstieg in den öffentlichen Dienst erleichtern und sie schnell und effektiv in bestehende Teams integrieren.
Ein Praxisbeispiel: Tom, ein neuer Verwaltungsmitarbeiter, war zu Beginn seiner neuen Stelle in der Stadtverwaltung aufgeregt und nervös. Zum Glück wurde ihm Lisa, eine erfahrene Mitarbeiterin mit zehn Jahren Berufserfahrung, als Mentorin zugewiesen. In den ersten Tagen half Lisa Tom, sich mit den internen Verwaltungsabläufen und den spezifischen Vorschriften der Stadtverwaltung vertraut zu machen. Sie erklärte ihm die relevanten Systeme und stellte ihn dem Team vor. Besonders wichtig war dabei, dass sie nicht nur technische Aspekte, sondern auch die formalen und rechtlichen Anforderungen des öffentlichen Dienstes erklärte.
Ein zentraler Bestandteil des Onboardings war ein gemeinsames Projekt, das Lisa und Tom betreuten. Lisa unterstützte Tom dabei, die rechtlichen Vorgaben korrekt umzusetzen und interne Ressourcen effektiv zu nutzen. Durch diese Zusammenarbeit konnte Tom schnell Selbstvertrauen gewinnen und einen wertvollen Beitrag leisten. Im Laufe der ersten Monate entwickelte sich eine starke berufliche Beziehung zwischen Lisa und Tom. Tom fühlte sich durch Lisas Unterstützung gut integriert und konnte sich schnell in seiner neuen Rolle zurechtfinden. Auch Lisa empfand das Mentoring als erfüllend, da sie ihr Wissen weitergeben und ihre Führungskompetenzen ausbauen konnte.
Das Mentoring-Programm der Stadtverwaltung hat sich als äußerst erfolgreich erwiesen. Neue Mitarbeitende finden sich schneller zurecht, Mentoren helfen bei der Einarbeitung in komplexe rechtliche und organisatorische Anforderungen, und die persönliche Unterstützung steigert die Motivation und das Wohlbefinden. Ein positives Onboarding mit Mentoring kann die Fluktuation verringern. Das Pre- und Onboarding sowie ein strukturiertes Mentoring-Programm sind wesentliche Erfolgsfaktoren für die Integration neuer Mitarbeitender. Das Beispiel der Stadtverwaltung zeigt, wie effektiv Mentoring zur Einarbeitung beitragen kann. Solche Programme stärken nicht nur die fachliche Kompetenz, sondern fördern auch die soziale und kulturelle Eingliederung, was langfristig zur Mitarbeitendenbindung und zum Erfolg der Organisation beiträgt.