Dieser Blog-Beitrag ist Teil der Reihe „digitale Zusammenarbeit“, welche Denkanstöße, Tipps & Tricks für den achtsamen Umgang mit den digitalen Werkzeugen gibt.
Den Arbeitsplatz einrichten – schön und gut. Aber wie arbeitet man als Team am besten zusammen – jeder für sich von zu Hause aus? Leiden darunter nicht die Kommunikation und das soziale Miteinander, wenn alles nur noch digital läuft? Diese Sorge haben die meisten Menschen, wenn man sich über einen digitalen Arbeitsplatz austauscht.
Mal schnell über den Flur rufen geht jetzt nicht mehr. Auch trifft man sich nicht zufällig in der Kaffeeküche. Es bleibt nur der gezielte Weg, bei einer Kollegin oder einem Kollegen nachzufragen. Doch wie funktioniert das am besten? Greife ich zum Telefonhörer und rufe an? Starte ich mal eben einen Teams-Call oder schreibe ich eine Nachricht im Chat?
Ist es wichtig? Brauche ich sofort eine Antwort?
Um es vorneweg zu nehmen. Alle 3 Möglichkeiten sind richtig! Die erste Frage, die ich mir stellen muss: Brauche ich die Antwort jetzt sofort, oder hat diese noch Zeit? Kann mein Gegenüber diese kurz und knapp beantworten oder wird er dazu Rückfragen haben? Muss ich mit mehreren Personen Rücksprache halten oder genügt ein Zweiergespräch?
Eine Frage, die nicht einer sofortigen Antwort bedarf, kann gut im Chat gestellt werden. Der Vorteil hier ist, ich unterbreche meinen Gegenüber nicht direkt. Er kann entscheiden, wann er Zeit zum Antworten hat. Diese Form der Kommunikation nennt man auch asynchrone Kommunikation. Ich frage und bekomme zu einem passenden späteren Zeitpunkt eine Antwort. Ein Beispiel: „Kannst Du mir bei Gelegenheit sagen, wann das Angebot rausgeht, damit ich weiß, wie ich die nächsten Schritte planen kann?“ lässt sich gut per Chatkommunikation klären. Auch wenn hierfür kurze, verständliche Rückfragen zu klären sind, funktioniert das gut!
Brauche ich von einer Person die Antwort direkt, ist das Telefon eher der richtige Kommunikationskanal.
Wer muss alles am Gespräch teilnehmen?
Sind mehrere Personen an dem Gespräch zu beteiligen, bietet sich eine Videokonferenz an. Diese sollte möglichst vorgeplant und nicht spontan abgehalten werden. Gerade in der Kommunikation mit mehreren Personen erleichtert das Videobild, den Menschen zu sehen, den Austausch ungemein.
Sensible Themen?
Ist das Thema, über welches ich mich austauschen möchte, ein emotionales Thema, empfiehlt sich Bildkommunikation – die Ansprache „Angesicht zu Angesicht“. Gefühle und Befinden lassen sich zwar nicht so perfekt wie in einem persönlichen Gespräch erkennen, aber über das Videobild sind immerhin Mimik und Gestik erkennbar.
Bildschirm teilen
Nutzen Sie die Möglichkeit den Bildschirm zu teilen! Gemeinsam zu planen, skizzieren oder den Inhalt eines Dokuments gemeinsam durchzugehen ist einfacher, sofern alle Beteiligten das gleiche Bild sehen. Jedoch sollten vor dem Start der Funktion „Bildschirm teilen“ Programme oder Dateien, die vertraulichen Inhalt besitzen (z. B. Dokumente oder E-Mails) geschlossen werden.