Wer meine Beiträge zuletzt verfolgt hat, weiß, dass ich mich gerade sehr stark mit den Themen Projektmanagement-Office, Strukturen und Standardisierung beschäftige. Heute möchte ich von den Erfahrungen bei der Einführung eines PMO berichten.
Ich bin bekennender Anhänger von New Work und Agilität. Wie passt das nun mit Strukturen und Standardisierung zusammen? Immer wieder höre ich davon, dass „agil“ gleichgesetzt wird mit „unstrukturiert“, „planlos“ oder „chaotisch“. Doch genau das Gegenteil ist der Fall.
Und genau deshalb ist die Definition von Projektmanagement-Standards, das Vorgeben von Vorgehensweisen und Abläufen einer der wichtigsten Schritte bei der Etablierung eines PMO. Hier orientieren sich die definierten Standards u. a. an den Artefakten und Events von Scrum. Scrum ist per Definition ein Framework, ein Rahmenwerk.
Gerade Menschen, die nicht darin geübt sind in Projektstrukturen tätig zu sein, hilft ein solches Rahmenwerk als Leitlinie und Richtungsweiser. Trotzdem kann die Einführung agiler Methoden mit einem Gefühl der Unsicherheit verbunden sein. Die Prinzipien der Agilität, das gemeinsame Übernehmen von Verantwortung sind mancherorts Neuland. Je nach Unternehmenskultur kann der Verlust von Command&Control, der einen Person, die sagt was getan wird auch als negativ empfunden werden.
Hier kommen die weiteren Rollen eines PMO zum Tragen. Wissensvermittlung und Coaching. In den ersten, agil durchgeführten Projekten wurde ein Coach oder auch Mentor etabliert. (Ich möchte diese Rolle bewusst hier nicht Scrum-Master nennen). Dieser vermittelt Projektmanagement- Wissen und unterstützt die Projektleiter bei der Durchführung der Projekte, hilft bei Fragen weiter und navigiert auch mal aus einer Sackgasse heraus. 4-Augengespräche oder auch persönliche Retrospektiven mit den Projektleitern und dem Coach helfen Unsicherheiten zu beseitigen und stärken Selbstsicherheit und Methodenkompetenz.
Als (erstes) Fazit bleibt zu sagen: Die Strukturen müssen erprobt und gelebt werden und erfahren durch stetige Wiederholung eine Festigung und Etablierung, geben Sicherheit und Routine. Wissensvermittlung, Mentoring und Coaching unterstützen in der Projektumsetzung und in der (persönlichen) Entwicklung der Projektbeteiligten. Standardisierungen helfen, dass Menschen, die in verschiedenen Projekten beteiligt sind, sich schnell wiederfinden.
Doch eins bleibt auch zu sagen: Ein Projektmanagement-Office ist nie „fertig“, sondern passt sich genauso agil an, wie die digitale Transformation eines Unternehmens als Ganzes.