Geht es Ihnen wie Lisa?

Projektmanagement mit Microsoft 365: Effizienz, Kollaboration und Erfolg!

Sie möchten Ihre Projekte auf das nächste Level heben? Projektmanagement ist unerlässlich, um Projekte termingerecht, im Budget und mit den gewünschten Ergebnissen abzuschließen. Es hilft, Ressourcen effizient zu nutzen und Risiken zu minimieren.

Der Arbeitsalltag heute ist geprägt von einer immer größer werdenden Informationsflut. Informationen werden über die unterschiedlichsten Medien und Kanäle transportiert. Medienbrüche führen nicht selten zu Informationsverlusten oder Fehlinformationen. Auf der anderen Seite hat sich die Form der Kommunikation deutlich verändert. Informationen und Dokumente sollen digital und ortsunabhängig verfügbar sein. Der Wunsch nach digitaler Zusammenarbeit ist gestiegen.

Collaboration-Plattformen bieten eine effizientere Art der Zusammenarbeit. Ausgereifte Tools fassen Nachrichten, Sprach- und Videokommunikation, Screensharing und den Austausch von Dateien zu einer Oberfläche zusammen. Damit sind Collaboration-Plattformen deutlich produktiver.

Mit Microsoft 365 haben Sie die ideale Plattform für effektives Projektmanagement. Mit Teams und SharePoint steht eine ausgereifte und weit verbreitete Collaboration-Plattform zur Verfügung. Microsoft 365 dient als universelle Plattform für Chat, Telefonie, Meetings, Dokument- und Dateiablage und Mitarbeiter-Informationssystem und Wissensmanagement.

• Nahtlose Integration: Verwalten Sie Projekte, Aufgaben und Ressourcen direkt in Ihren vertrauten Office-Anwendungen. Kein lästiges Hin- und Herwechseln zwischen verschiedenen Tools mehr!
  
  
• Nachrichten bleiben im Kontext:
  Das E-Mail-Postfach bietet kaum Filtermöglichkeiten. Bestenfalls ergibt sich aus der Betreffzeile, welchem Projekt oder Vorgang die jeweilige E-Mail zuzuordnen ist. Mit manuellem Aufwand lassen sich E-Mails nach dem Empfang in verschiedene Ordner verteilen. Mit Collaboration-Tools tauschen die Teilnehmenden Nachrichten und Dateien hingegen in klar gekennzeichneten Konversationen oder Teamräumen aus. So ist stets sichergestellt, dass alle Nachrichten und Dateien dem richtigen Personenkreis immer und automatisch im Zusammenhang eines bestimmten Projekts oder Themas zugänglich sind. Das reduziert den Aufwand für den Nutzer deutlich und es bleibt mehr Zeit für die inhaltliche Arbeit.
  
  
• Echtzeit-Kollaboration:
  Arbeiten Sie in Teams in Echtzeit an denselben Dateien. Änderungen werden automatisch synchronisiert, sodass Sie stets mit der aktuellen Version arbeiten.
  
  
• Vollständige Historie der Zusammenarbeit:
  E-Mails und ihre Anhänge verbleiben üblicherweise im Posteingang ihrer Empfänger. Verlässt ein/e Mitarbeiter/in das Unternehmen, gehen mit dem Löschen der Mailbox viele Inhalte verloren. Team-Konversationen werden bei Projektbeginn angelegt und speichern eine strukturierte, vollständige und durchsuchbare Historie aller ausgetauschten Nachrichten und Dateien. Das ist auch dann ein besonderer Vorteil, wenn neue Mitarbeiter hinzukommen. Sobald sie zur relevanten Team-Konversation hinzugefügt sind, haben sie einen vollen Überblick über laufende Themen und Zugriff auf die wichtigsten Dokumente.
  
  
• Überwindung von Datensilos:
  Bringen Sie Teammitglieder zusammen, unabhängig von ihrem Standort. So können Sie erfolgreich im Team arbeiten, Zeit sparen und gemeinsam mehr erreichen.
  
  
• „Who knows what?“ oder kollektives Wissen:
  Wikipedia ist das Paradebeispiel für kollektives Wissen: Gemeinsam Wissen entwickeln und Wissen zugänglich machen. Keine Silobildung, kein lästiges Suchen nach Informationen. Wissen steht allgemein zur Verfügung und dient als Basis zur Lösungsfindung. Im Kollektiv werden Lösungen erarbeitet. Das gemeinsame Wissen bringt weiter.
  Die Innovationskraft kann durch den Einsatz von Collaboration-Tools insbesondere dadurch erhöht werden, dass die Zusammenarbeit in Teams besser unterstützt wird. Die Netzwerkkultur hat einen positiven Einfluss auf das Wissen der Mitarbeitenden. Wenn einer vom anderen weiß, mit welchen Themen er oder sie sich gerade beschäftigt und wer über welche Spezialkenntnisse und Fähigkeiten verfügt, lassen sich Ideen besser kombinieren.
  
  
• Planen Sie Aktivitäten:
  Treffen Sie schnelle Entscheidungen mit Sofortabstimmungen und teilen Sie Besprechungseinladungen direkt im Gruppenchat.
  
  
• Aufgabenmanagement mit Kanban:
  Nutzen Sie die Kraft von Kanban-Boards, um Aufgaben transparent zu visualisieren und den Workflow zu optimieren.
  
  
• Fazit:
  Ein Projekt – ein Team – ein Raum: themenkonzentriert und nachvollziehbar.

Datenschutz & Microsoft 365?

Am 10. Juli 2023 nahm die Europäische Kommission den Angemessenheitsbeschluss zum EU-US Data Privacy Framework an, der unmittelbar in Kraft getreten ist. Damit hat die Europäische Kommission entschieden, dass nunmehr auch die USA ein angemessenes Schutzniveau für personenbezogene Daten gewährleisten, die aus der EU an Unternehmen und Organisationen in den USA übermittelt werden.

Wenn personenbezogene Daten an ein Drittland oder an eine internationale Organisation übermittelt werden, müssen Verantwortliche oder Auftragsverarbeiter prüfen, ob die allgemeinen Voraussetzungen der DSGVO für eine Datenübermittlung erfüllt sind. Außerdem muss den zusätzlichen Anforderungen nach Kapitel V der DSGVO Rechnung getragen werden.

Nach Art. 45 DSGVO kann die Europäische Kommission feststellen, dass ein Drittland oder eine internationale Organisation ein angemessenes Datenschutzniveau gewährleistet. Wird eine Datenübermittlung von einem Angemessenheitsbeschluss umfasst, bedarf es keiner weiteren Schutzmaßnahme. Angemessenheitsbeschlüsse bestehen zurzeit u. a. für Argentinien, Israel, Japan (nur in Bezug auf den Privatsektor), Kanada (nur in Bezug auf den Privatsektor), Neuseeland, Schweiz, Uruguay, das Vereinigte Königreich (UK), USA (nur in Bezug auf US-Unternehmen und Organisationen, die am EU-US Data Privacy Framework (EU-US DPF) teilnehmen). Eine aktuelle Übersicht über die verabschiedeten Angemessenheitsbeschlüsse stellt die Europäische Kommission bereit.

Rechtslage nach Annahme des Angemessenheitsbeschlusses zum EU-US DPF
Am 10. Juli 2023 nahm die Europäische Kommission den Angemessenheitsbeschluss zum EU-US Data Privacy Framework an, der unmittelbar in Kraft getreten ist. Damit hat die Europäische Kommission entschieden, dass nunmehr auch die USA ein angemessenes Schutzniveau für personenbezogene Daten gewährleisten, die aus der EU an Unternehmen und Organisationen in den USA übermittelt werden. Voraussetzung ist, dass diese Unternehmen und Organisationen unter dem EU-US DPF zertifiziert sind und in der DPF-Liste aufgeführt sind. Mit dem Angemessenheitsbeschluss zum EU-US DPF ändert sich die rechtliche Bewertung in Bezug auf internationale Übermittlungen personenbezogener Daten an die USA: Datenübermittlungen aus der EU an die USA können – im Rahmen des Anwendungsbereichs des Angemessenheitsbeschlusses – an zertifizierte Unternehmen und Organisationen stattfinden, ohne dass zusätzliche Übermittlungsinstrumente nach Art. 46 DSGVO erforderlich sind oder durch zusätzliche Maßnahmen ergänzt werden müssen.

Quelle Webseite des Bundesbeauftragten für den Datenschutz und die Informationssicherheit, abgerufen am 21.06.2024: https://www.bfdi.bund.de/DE/Fachthemen/Inhalte/Europa-Internationales/Internationaler_Datentransfer.html

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Interaktion und Dialog: Bei Smart-Insights steht die gegenseitige Interaktion im Vordergrund. Die Teilnehmenden werden ermutigt, Fragen zu stellen, Meinungen auszutauschen und aktiv am Vortrag teilzunehmen.

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