Dieser Blog-Beitrag ist Teil der Reihe „digitale Zusammenarbeit“, welche Denkanstöße, Tipps & Tricks für den achtsamen Umgang mit den digitalen Werkzeugen gibt.
Sozialer Austausch ist das Geheimrezept menschlicher Zusammenarbeit. Wie kann ein soziales Miteinander digital geschehen, wenn wir uns alle nicht mehr jeden Tag im Büro treffen? Ein paar Tipps und Spielregeln helfen auch hier, achtsam miteinander umzugehen.
Arbeitszeiten und Abwesenheiten
Wer ist heute im Büro? Ist der Kollege oder die Kollegin gerade erreichbar? Wenn sich Kollegen nicht mehr täglich im Büro begegnen, wissen diese auch nicht, wer wann im Büro ist und wann nicht. Daher ist es umso wichtiger, dass mit Vorgesetzten und Kollegen eine klare Abstimmung erfolgt. Die Arbeits- und Abwesenheitszeiten klar zu kommunizieren erleichtert das Miteinander.
Am einfachsten geht dies über den Kalender z. B. in Microsoft Outlook. Tragen Sie alle Termine im Kalender ein. So kann jeder erkennen, wer gerade in einem Termin oder erreichbar ist. Private Termine können als „privat“ gekennzeichnet werden. Diese Zeiten sind dann als gebucht erkennbar, aber nicht einsehbar.
Sie arbeiten mobil? Auch diese Tage am besten im Kalender hinterlegen. Wenn Sie diese Tage als „außer Haus/an einem anderen Ort arbeiten“ deklarieren, sind die Teammitglieder informiert.
Geben Sie Freiräume!
Videokonferenzen haben sich in der digitalen Zusammenarbeit zum Standard für Besprechungen entwickelt. Ein Klick und man kommt zusammen ohne Reisezeit und Besprechungsraum. Dieser einfache Klick führt aber häufig dazu, dass Besprechungen nahtlos aneinander geplant werden. Klick Meeting beendet, Klick Meeting begonnen. Diese Verdichtung von Besprechungen ist äußerst ermüdend und anstrengend.
Geben Sie Freiräume! Planen Sie Videokonferenzen nicht nahtlos! 10 Minuten um sich zu sammeln, ein paar Notizen zu machen oder um sich auf das nächste Gespräch vorzubereiten sollten selbstverständlich sein! Auch Zeit für einen Kaffee zwischendurch müssen sein.
Ein Tipp hierzu: Meetings müssen nicht immer 30 oder 60 Minuten dauern. Planen Sie Besprechungen auch zu ungeraden Zeiten. Ein Meeting kann auch um 10 nach starten und nur 40 Minuten dauern. So entstehen die Lücken im Kalender fast von alleine!
Zeit für Kollegen nehmen
Den Plausch mit Kollegen können Sie übrigens auch digital beibehalten. Verabreden Sie sich doch einfach mal mit Ihren Kollegen in einem Videokonferenzraum via Teams oder Zoom – und vergessen Sie den Becher Kaffee nicht!?